Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile czasu tracisz na powtarzalne i zbędne czynności oraz procesy? Czy zastanawiałeś się, jakie o wiele ważniejsze rzeczy mógłbyś zrobić w tym czasie? Czy kiedykolwiek zapomniałeś zrobić coś na czas, gdyż po prostu wypadło Ci to z głowy? Czy masz wrażenie, że gonią Cię terminy, a Ty nie „wyrabiasz” z papierami? Czy zdarzyło Ci się stracić coś cennego dla Ciebie, Twojej firmy, Twojej Rodziny? Czy miałeś poczucie braku efektywności z powodu wykonywania czynności, które nie tworzyły wartości dodanej?

Podstawowy dylemat

Każdy z nas spotkał się z sytuacją zawodową, w której zadawał sobie wyżej wymienione pytania. Dylemat: mam zrobić to czy tamto? Co jest ważniejsze? Jaki priorytet nadać poszczególnym zadaniom i obowiązkom? Co jest ważniejsze a co może poczekać?

Praca biurowa i inne rodzaje aktywności zawodowej

Praca biurowa jest specyficznym rodzajem aktywności zawodowej i wymaga czynnego udziału człowieka. Niewiele w tym obszarze jest czynności, które dadzą się usprawnić czy zautomatyzować. Odmiennie natomiast przedstawia się możliwość usprawniania i automatyzacji np. procesów produkcyjnych. W tym obszarze aktywności człowieka można odnotować bardzo wiele osiągnięć. Szczególnie jest to widoczne przy czynnościach powtarzalnych. Specyfika pracy biurowej zazwyczaj związana jest z aktywnością intelektualną człowieka, a także z niepowtarzalnością pozornie powtarzających się czynności i operacji. Pomimo tej specyfiki istnieją jednak obszary, które mogą podlegać procesowi usprawniania i automatyzacji nawet w przypadku tak specyficznej aktywności zawodowej jaką jest praca biurowa. W procesie automatyzacji eliminujemy bezpośredni udział człowieka w wykonywaniu pewnych zadań. Dogłębna analiza pozwala na wyizolowanie czynności, których wykonywanie można powierzyć np. maszynie dając w ten sposób wolność i czas człowiekowi.

Przykład usprawnienia

Do zadań powtarzalnych, w przypadku prac biurowych, należy między innymi wystawianie dokumentów sprzedaży czyli faktur. Powtarzalność występuje tu szczególnie w działalności podmiotów świadczących usługi, a przede wszystkim przy świadczeniu usług cyklicznych i powtarzalnych, często nazywanych usługami abonamentowymi.

Dokumentowanie i rejestrowanie sprzedaży za pomocą faktur jest obowiązkiem każdej firmy w związku z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą i ma charakter obligatoryjny. Samo wystawianie dokumentów sprzedaży nie tworzy wartości dodanej dla firmy lub jej klientów lecz jest elementem generującym koszty. Celem dla każdej, dobrze zorganizowanej pracy powinno być eliminowanie zbędnych kosztów i działań nie tworzących wartości dodanej. Każdą chwilę poświęconą na działania nie przynoszące zysku można potraktować  jako marnotrawstwo lub stratę. Jak już wcześniej o tym wspomniano, działania powtarzalne można jednak automatyzować i przekazać do wykonania maszynie. W tym przypadku rolę wystawcy dokumentów sprzedaży w całości musi przejąć odpowiedni program komputerowy, który na podstawie wcześniej wprowadzonych danych jest w stanie w odpowiednim momencie, czy wyznaczonym terminie wygenerować dokumenty sprzedaży. Takie rozwiązanie eliminuje absorbcję użytkownika jako bezpośredniego uczestnika tego procesu dając mu czas i umożliwia skupienie jego uwagi na innych o wiele ważniejszych sprawach czy zadaniach.

Automatyzacja w praktyce

Aktualne możliwości techniczne pozwalają na stworzenie narzędzi automatyzujących i usprawniających prace biurowe. Narzędziem zapewniającym rozwiązanie problemów opisanych w niniejszym artykule jest System AIS stworzony przez firmę Connet.

AIS - System Zautomatyzowanego Fakturowania [ ang. skrót: AIS od: Automated Invoicing System ] to narzędzie pozwalające na zautomatyzowanie procesu wystawiania dokumentów sprzedaży i zapewnienie terminowego wykonania tego zadania zgodnie z wymaganiami użytkownika i prawa.

System AIS jest aplikacją internetową dostępną przez przeglądarkę internetową. Aplikacja poza automatyzacją procesu fakturowania jest w pełni funkcjonalnym programem służącym do rejestracji operacji gospodarczych.  Pozwala na tradycyjne generowanie różnego rodzaju dokumentów sprzedaży i dystrybucji. Rejestruje operacje rozliczeniowe i płatności. Pozwala zarządzać należnościami i zobowiązaniami a także pozwala zautomatyzować procedurę windykacji.

AIS umożliwia zaprogramowanie nieograniczonej liczby definicji przyszłych dokumentów sprzedaży dla wybranego kontrahenta w układzie różnych kombinacji produktów lub usług. Aplikacja pozwala precyzyjnie określić termin wystawienia lub cyklicznego wystawiania dokumentu sprzedaży. Poza funkcją podstawową, jaka jest rejestracja transakcji, AIS pozwala także zautomatyzować proces wysyłania wygenerowanych przez siebie dokumentów sprzedaży jak i wezwań do zapłaty drogą mailową. Poza wbudowanymi mechanizmami automatyzacji system posiada wśród opcji wiele funkcji i operacji ewidencyjnych jak: rozliczenia, repozytorium dokumentów i powiązanie ich z definicjami dokumentów sprzedaży oraz tworzenie  różnego rodzaju raportów. System pozwala na prowadzenie sprzedaży w wielu walutach jednocześnie a także na stworzenie struktury oddziałów i magazynów oraz powiązanie z nimi wystawianych dokumentów. Aplikacja  dostarcza w pełni funkcjonalny magazyn ze wszystkimi operacjami magazynowymi  oraz pozwala na eksport danych do innych programów jak np.: MS Excel w celu dalszego ich przetwarzania.

Dzięki osadzeniu Systemu AIS w technologii internetowej użytkownik ma dostęp do aplikacji z dowolnego komputera i miejsca na świecie bez względu na porę. System zapewnia pełne bezpieczeństwo danych a także cyklicznie wykonywane archiwum. Dzięki zastosowanej technologii użytkownik nie musi martwić się o aktualizację  i konserwację systemu, sprzętu czy infrastruktury. 

Korzyści z zastosowania AIS:

Oszczędność czasu, więcej czasu na sprawy ważne:

• zastąpienie ręcznego wystawiania faktur procesem automatycznym co pozwala minimalizować czas poświęcany na czynności cykliczne i powtarzalne,
• więcej czasu na sprawy naprawdę istotne dla Ciebie i Twojej firmy,
• automatyczne rozsyłanie wygenerowanych dokumentów,
• automatyczna archiwizacja danych,
• mniej obowiązków i zagadnień do koordynacji,
• możliwość skupienia uwagi na pracy zamiast pilnowanie kalendarza (np.: terminy wystawiania faktur, pilnowanie należności).

Oszczędności finansowe:

• wyeliminowanie części infrastruktury informatycznej oraz kosztów z tym związanych,
• eliminacja kosztów serwisu komputerowego,
• zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię biurową - praca zdalna,
• elastyczny czas i miejsce pracy,
• oszczędność papieru i energii.

Mobilność i elastyczność:

• możliwość pracy mobilnej w dowolnym miejscu oraz o dowolnej porze,
• dostosowywanie wybranych funkcji systemu do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Mniej problemów:

• mniej obowiązków i zagadnień do koordynacji,
• eliminacja problemów w przypadku awarii komputera lub serwera,
• brak obaw o wirusy komputerowe lub utratę danych,
• możliwość skupienia uwagi na pracy zamiast na pilnowaniu kalendarza.

Większe bezpieczeństwo:

• dostęp tylko dla autoryzowanych użytkowników,
• automatyczna archiwizacja danych,
• automatyczna i ciągła aktualizacja oprogramowania, brak specjalnych kluczy, specjalistycznego oprogramowania oraz konieczności przeprowadzania aktualizacji i serwisu.

Łatwa obsługa przy zachowaniu funkcjonalności:

• prosta, intuicyjna obsługa,
• rozbudowany interfejs i  funkcjonalność Systemu.

Porządek:

• dostęp do dokumentów skojarzonych w repozytorium (np.: harmonogramy, umowy, terminarze, itp.).

Podsumowanie

Proponowane rozwiązanie przede wszystkim pozwala oszczędzić czas i pieniądze. Eliminują konieczność angażowania uwagi i pozwala skupić się na sprawach naprawdę ważnych. Daje wolność i bezpieczeństwo. Warto więc zatrzymać się i zastanowić. Co tak naprawdę jest dla MNIE ważne? 

Więcej informacji na temat Systemu AIS oraz aktualnej oferty znaleźć można na stronie http://www.connet.pl/.