Podejmowane samodzielnie przez przedsiębiorców próby wyegzekwowania spłat od dłużników są pracochłonne i zazwyczaj mało efektywne. Firmy szukają zatem pomocy pośród podmiotów specjalizujących się w windykacji. Często okazuje się jednak, że cena zlecenia usługi na zewnątrz jest za wysoka. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wiedzieć, że przy odpowiednio sporządzonej umowie, kosztami działań windykacyjnych może obciążyć dłużnika.

Problemy z odzyskiwaniem należności z tytułu wystawionych faktur są znane praktycznie wszystkim przedsiębiorcom. Firmy z sektora MSP z uwagi na skalę działalności nie dysponują najczęściej specjalistami od windykacji należności zatrudnionymi na etacie, przez co odczuwają ten problem ze zdwojoną siłą. W takim wypadku outsourcing usług windykacyjnych to często jedyne efektywne rozwiązanie problemu odbiorców spóźniających się ze spłatą faktur. Cena usługi nie musi być tutaj przeszkodą, gdyż koszty z tym związane wcale nie muszą obciążyć budżetu małej czy średniej firmy.

„Jeżeli już na etapie zawierania umowy z kontrahentem zasięgniemy porady profesjonalisty, będziemy mogli skorzystać z możliwości zamieszczenia odpowiedniego zapisu, który następnie umożliwi przerzucenie kosztów windykacji na dłużnika -  tłumaczy adwokat Tomasz Celary współpracujący z Pragma Inkaso SA – Warunki, jakie należy spełnić w tym względzie, to zlecenie windykacji zewnętrznej firmie i zawarcie odpowiedniego porozumienia podczas ustalania warunków współpracy z nowym kontrahentem.”

W praktyce, odpowiedni zapis w umowie o współpracy powinien zawierać informację, że w przypadku opóźnienia w zapłacie należności, dostawca usług czy produktów może zlecić windykację zewnętrznej firmie na koszt odbiorcy. Oprócz tego zawarty kontrakt powinien zakładać również możliwość sprzedaży wierzytelności i finansowania w ramach faktoringu. W umowie powinno być określone, na rzecz którego podmiotu firma będzie mogła zlecić takie usługi oraz po jakim czasie, od upływu terminu spłaty (np. 14 dni), będzie to możliwe.

„Firma obciąża spóźniającego się odbiorcę poniesionym kosztem usług windykacyjnych lub prowizją zapłaconą od sprzedaży długu poprzez wystawienie noty obciążeniowej z określonym terminem płatności.” – dodaje Tomasz Celary.

Tym samym, jeśli w umowie z nowym kontrahentem zostanie zapisane rozszerzenie jego odpowiedzialności za opóźnione spłaty, firma będzie miała możliwość przerzucenia kosztów windykacji, na wypadek kiedy stanie się on dłużnikiem. A jeśli nowy, potencjalny odbiorca nie będzie chciał podpisać umowy z takim zapisem? Będzie to jasny sygnał, że firma może mieć problemy finansowe lub jej intencje względem zawiązania uczciwej współpracy nie są szczere. W takim wypadku lepiej w ogóle jej nie podejmować.