Artykuł Dodaj artykuł

Do czego służą systemy DMS

Wiadomo, że prowadzenie firmy wiąże się z kreacją oraz przyjmowaniem różnych dokumentów, które stanowią dowody wykonywanych operacji. Istnieje wiele różnych systemów, których głównym zadaniem jest zajęcie się właśnie dokumentami firmowymi. Systemy te noszą wspólną nazwę DMS (ang. Document Management System) i w znacznym stopniu ułatwiają pracę w przedsiębiorstwie.

Do czego służą systemy DMSWiadomo, że prowadzenie firmy wiąże się z kreacją oraz przyjmowaniem różnych dokumentów, które stanowią dowody wykonywanych operacji. Istnieje wiele różnych systemów, których głównym zadaniem jest zajęcie się właśnie dokumentami firmowymi. Systemy te noszą wspólną nazwę DMS (ang. Document Management System) i w znacznym stopniu ułatwiają pracę w przedsiębiorstwie.

Do czego przydaje się DMS

System DMS jest systemem, którego zadaniem jest zautomatyzowanie procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, dzięki wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Obecnie nie możliwe jest całkowite wyłączenie dokumentacji w formie papierowej z przedsiębiorstwa, dlatego ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentów. Żeby sprostać temu zadaniu, tworzy się zakładowe archiwum lub zleca się archiwizację danych zewnętrznym jednostkom. Dzięki systemom DMS zarządzanie dokumentami jest znacznie łatwiejsze. W prosty sposób można sprawdzić miejsce, w którym znajduje się dokument, datę jego wpływu, oraz jego rodzaj, umożliwia także jego rejestrację w systemie i inne działania z nim związane. Zastosowanie systemów DMS w przedsiębiorstwie harmonizuje jego pracę, a także wspiera działanie poszczególnych działów czy firm outsourcingowych.

Rodzaje systemów DMS

Istnieje wiele rozwiązań dla firm, które umożliwiają pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. W zależności od używanego systemu operacyjnego i potrzeb przedsiębiorstwa można wybrać rozwiązania komercyjne i niekomercyjne, a także takie, które mają odpowiednią ilość funkcji. Niektóre programy pozwalają na ręczną rejestrację dokumentów, inne automatyzują ten proces dzięki wykorzystaniu czytników kodów. Istnieją również programy, które współdziałają z innymi rodzajami oprogramowania np. programami księgowymi czy kadrowo-płacowymi, a także wspierającymi sprzedaż internetową poprzez automatyczne wystawianie faktur. Wybór odpowiedniego programu uzależniony jest od osobistych preferencji przedsiębiorcy.

Systemy DMS zdobywają coraz większą popularność. Gdyż automatyzacja i pełna kontrola nad przepływem dokumentów w firmie jest czymś, co pozwala na lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem, a także przyspiesza wiele procesów. Systemy zarządzania dokumentami znajdują zastosowanie we wszystkich działach przedsiębiorstwa od administracji po działy produkcyjne i handlowe. Mimo nielicznych ograniczeń, systemy DMS wciąż się rozwijają, tak by jeszcze lepiej sprawdzać się na nivie przedsiębiorczości.