Nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wejdzie w życie 1 stycznia 2015 r. i wymusi na przedsiębiorcach przesyłanie niektórych deklaracji wyłącznie przez Internet. Jak najlepiej przygotować się do nowych przepisów?

Nowelizacja ustawy (Dz.U. 2014 poz. 1563) nakłada na przedsiębiorców obowiązek składania deklaracji PIT-11, PIT-8C, PIT-R oraz PIT-40 wyłącznie w formie elektronicznej przez Internet. Przepisy obowiązywać będą od stycznia. Z obowiązku mogą być zwolnieni jedynie przedsiębiorcy zatrudniający mniej niż pięciu pracowników, przy czym, jeżeli firmy takie są rozliczane przez biura rachunkowe, ww. deklaracje składane w ich imieniu będą musiały być również wysyłane wyłącznie w formie elektronicznej. Jeśli zobowiązany do złożenia e-deklaracji podatnik prześle do urzędu deklarację papierową, urząd uzna ją za niedoręczoną.

W celu ułatwienia przedsiębiorcom jednorazowej transmisji wielu dokumentów, Ministerstwo Finansów przygotowuje specjalną bramkę – Uniwersalną Bramkę Dokumentów (UBD), przez którą będzie można przesyłać zbiorczo nawet do 20 tysięcy deklaracji w ramach jednej transmisji (bramka ma być uruchomiona 1 stycznia 2015 r.). Od stycznia będą zatem funkcjonować dwa równoległe kanały do przesyłania fiskusowi elektronicznych dokumentów, bowiem UBD będzie działać równolegle do systemu e-Deklaracje. Zasadnicza różnica między kanałami jest taka, że z założenia UBD ma wspierać transmisję zbiorczą, podczas gdy kanał e-Deklaracje służy do wysyłania pojedynczych dokumentów. I tu trzeba koniecznie podkreślić, że w praktyce z pomocą kanału e-Deklaracje możliwe jest przesyłanie zbiorczych deklaracji, o ile funkcjonalność taka została udostępniona użytkownikom w ramach systemów kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych. W przypadku Sage, możliwość taka istnieje od kilku lat.

Kto ma dziś kłopot z nowelizacją ustawy?

Do nowych przepisów muszą dostosować się przede wszystkim te podmioty, które do tej pory w ogóle nie wysyłały deklaracji przez Internet (z pomocą kanału e-Deklaracje). „Wedle naszej wiedzy, nawet wśród przedsiębiorstw średniej wielkości wciąż istnieje duża liczba podmiotów, które wysyłają do urzędów papierowe deklaracje” – mówi Michał Kapias, kierownik obszaru innowacje w Sage.

Do zmian muszą dostosować się również te przedsiębiorstwa, które obecnie korzystają z systemu e-Deklaracje, lecz użytkowane przez nich systemy kadrowe i finansowo-księgowe nie mają funkcjonalności pozwalającej zbiorczo wysyłać dokumenty poprzez ten kanał. „System e-Deklaracje umożliwia transmisję pojedynczych dokumentów. To na poziomie oprogramowania można wdrożyć funkcjonalność dla hurtowych wysyłek. Jeśli system informatyczny tego nie zapewnia, przedsiębiorca musi dokonać wyboru: albo zintegrować swoje systemy z UBD, albo wdrożyć w nich funkcjonalność wspierającą hurtową wysyłkę deklaracji przez system e-Deklaracje” – podpowiada Michał Kapias.

Jak dostosować się do zmian?

Aby wypełnić obowiązek przesyłania deklaracji przez Internet należy:

1. Wyposażyć osobę odpowiedzialną za wysyłanie deklaracji w kwalifikowany podpis elektroniczny poświadczony ważnym certyfikatem. Podpis elektroniczny przypisywany jest do osoby, a nie do stanowiska komputerowego czy programu, zatem należy wziąć pod uwagę liczbę pracowników, którzy mają wysyłać deklaracje przez Internet.

2. Dostosować użytkowane oprogramowanie kadrowe i finansowo-księgowe do komunikacji z bramką UBD. Mogą w tym pomóc siły informatyczne przedsiębiorcy lub specjaliści od dostawcy oprogramowania. Chodzi o to, aby można było wysłać deklaracje wprost z systemu, a nie przez interfejs bramki.

3. Należy pamiętać, że bramka UBD będzie przyjmowała tylko nowe wzorce deklaracji, oznaczone na końcu literą „Z”, a więc odpowiednio: PIT-11Z, PIT-8CZ, PIT-RZ i PIT-40Z. Systemy powinny dawać możliwość generowania deklaracji zgodnie z tymi wzorcami. Funkcjonalność tę powinni do końca grudnia zapewnić dostawcy oprogramowania.

Bez integracji z UBD

Alternatywnie, zamiast integrować oprogramowanie kadrowe i finansowo-księgowe z bramką UBD, można wdrożyć w systemach funkcjonalność wysyłania zbiorczego deklaracji poprzez kanał e-Deklaracje (bez potrzeby wdrażania nowych wzorców z literą „Z”). W Sage funkcjonalność ta dostępna jest w standardzie w oprogramowaniu e-Box, które współpracuje ze wszystkimi liniami produktów firmy (Sage Symfonia Start, Sage Symfonia, Sage Symfonia ERP).

Docelowo system powinien działać tak, by z poziomu oprogramowania kadrowego lub finansowo-księgowego deklaracje były automatycznie wysyłane do urzędu, bez potrzeby logowania do bramek.

„Nasze rozwiązania od kilku lat pozwalają zbiorczo wysyłać e-deklaracje. Nowelizacja daje przedsiębiorcom mało czasu na dostosowanie się do zmian. W naszej opinii,dla przedsiębiorców lepiej jest bazować na sprawdzonych modelach komunikacji, niż w najtrudniejszym dla rynku okresie końca roku, koncentrować się na modyfikacjach swoich systemów informatycznych” – powiedział Michał Kapias. Jak dodaje, decydując się na takie rozwiązanie, użytkownik nie będzie musiał rozsądzać, które deklaracje ma wysłać przez UBD (zbiorcze), a które przez system e-Deklaracje (pojedyncze). Wszystkie transmisje będą bowiem obsługiwane przez jeden kanał.

Przedsiębiorcy mogą sprawdzać, od kiedy można będzie testować bramkę UBD. Informacje na ten temat dostępne są pod adresem: https://test-ubd.mf.gov.pl/uslugi/dokumenty.