Artykuł Dodaj artykuł

Outsourcing usług księgowych – o czym warto pamiętać, decydując się na to rozwiązanie?

Outsourcing (z ang. „outsider resource using”) oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych. W przypadku usług księgowych chodzi więc o przekazanie profesjonalnemu biuru rachunkowemu ksiąg rachunkowych, a także obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa.

Outsourcing usług księgowych – o czym warto pamiętać, decydując się na to rozwiązanieOutsourcing (z ang. „outsider resource using”) oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych. W przypadku usług księgowych chodzi więc o przekazanie profesjonalnemu biuru rachunkowemu ksiąg rachunkowych, a także obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa.

Takie rozwiązanie wybiera coraz więcej przedsiębiorstw, widząc w tym szansę nie tylko na skoncentrowanie wysiłków na rozwoju własnej firmy i pozyskiwaniu nowych rynków zbytu czy kontrahentów, lecz również w znacznym stopniu na redukcję kosztów ponoszonych do tej pory na tworzenie specjalistycznych działów zajmujących się obsługą księgową. Wzrost popytu na usługi biur rachunkowych widoczny jest w analizie przeprowadzonej przez Fundację Rozwoju Biznesu „Starter”.

Biura rachunkowe w statystyce

Z wyników badań przeprowadzonych w latach 2011 i 2013 wynika, że na rynku istnieje ogromne zapotrzebowanie na usługi księgowe. W 2011 r. istniało 42 718 biur rachunkowych, a każde z nich obsługiwało średnio 21 klientów. W roku 2013 biur było już 45 250, a każde świadczyło usługi około 25 przedsiębiorcom. W latach 2011-2013 powstało nieco ponad 78 tys. nowych firm, które są potencjalnymi klientami biur rachunkowych. Największą dynamikę można zaobserwować w sektorze MSP, czyli małych i średnich przedsiębiorstw, które zwykle nie posiadają wydzielonych działów księgowych. Ponad 62% przedsiębiorstw uczestniczących w badaniu zadeklarowało, że korzysta z usług biur rachunkowych. Samodzielnych rozliczeń przy pomocy programów dokonuje 18,25% badanych firm, 9,49% zatrudnia księgowego, 5,11% oblicza wszystko ręcznie przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych Excel, a 4,38% korzysta z usług księgowych online. Jak wynika z analizy, większość przedsiębiorców powierza wszelkie rozliczenia księgowe i kadrowo-płacowe firmie zewnętrznej (źródło: http://www.fundacjastarter.org.pl/tl_files/informatory/raport-uslugi-ksiegowe-2013.pdf).

Co przemawia za skorzystaniem z usług biura rachunkowego?

Korzyści płynące ze skorzystania z outsourcingu wynikają przede wszystkim z faktu, że podpisując umowę, mamy gwarancję, iż biuro rachunkowe będzie prowadziło wszelkie rozliczenia w oparciu o profesjonalną wiedzę z zakresu księgowości i prawa podatkowego. Jest to niezmiernie ważny element, biorąc pod uwagę zawiłości obowiązującego prawa, które dla przedsiębiorcy mogą stanowić poważny problem. Ponadto niewątpliwym atutem takiego rozwiązania jest oszczędność; przedsiębiorca nie musi zapewniać etatu osobie zajmującej się rozliczeniami księgowymi, a tym samym może przykładowo poczynić inwestycje na rzecz rozwoju firmy lub zatrudnić pracownika, który zwiększy jej wydajność, a tym samym przyczyni się do osiągnięcia większego zysku. W przypadku samodzielnej działalności gospodarczej właściciel firmy może skupić się wyłącznie na jej rozwoju, a nie na ślęczeniu nad księgą przychodów i rozchodów.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Przedsiębiorca, który podejmie decyzję o zaangażowaniu biura rachunkowego, powinien przede wszystkim zwrócić uwagę na to, by posiadało ono licencję Ministerstwa Finansów na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Daje to gwarancję obsługi na najwyższym poziomie w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy. Ponadto niezwykle istotnym elementem jest posiadanie przez biuro ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Warto też zwrócić uwagę na doświadczenie firmy. Przykładowo biuro rachunkowe prowadzące działalność od niemal 20 lat zapewne zapracowało już na zaufanie swoich klientów. Powierzając dokumentację firmie zewnętrznej, musimy pamiętać, że przekazywać jej będziemy dane poufne – dlatego element zaufania jest kwestią kluczową.

W umowie należy uwzględnić kilka podstawowych zagadnień, a mianowicie:

  • zakres świadczonych usług,
  • obieg dokumentacji,
  • formę przekazywania informacji i dokumentacji,
  • termin realizacji.

Dodatkowym atutem przemawiającym za wyborem firmy, która ma zająć się rozliczeniami księgowymi przedsiębiorstwa, może być jej kompleksowość. Wspomniane już biuro rachunkowe w Redzie oferuje nie tylko obsługę księgowości, ale również prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej, przygotowywanie umów z pracownikami, pełną obsługę list płac, opracowywanie dokumentacji dla US i ZUS. Należy przy tym pamiętać, że informację o świadczeniu usług księgowych przez firmę zewnętrzną należy przesłać do właściwego urzędu skarbowego w ciągu 15 dni od daty zlecenia wykonywania tych usług danemu przedsiębiorstwu.

Outsourcing usług księgowych jest optymalnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Z jednej strony mogą się oni skupić na efektywniejszym działaniu na rzecz firmy, z drugiej natomiast mają pewność, że rozliczenia księgowe i kadrowo-płacowe są prowadzone terminowo i w profesjonalny sposób, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Więcej na stronie biurorachunkoweksiegowosc.pl.