Numer faktury wydaje się znikomo istotnym, czy banalnym zagadnieniem przy wystawianiu faktur, ponieważ teoretycznie numer faktury nie wpływa na wysokość podatku VAT.

Niestety, zaniedbania nawet w tym obszarze mogą prowadzić do wątpliwości fiskusa: czy podatnik faktycznie zafakturował całą sprzedaż? Czy jakiejś faktury nie brakuje w zestawieniu do VAT lub przychodów? Czy przedsiębiorca starannie prowadzi dokumentację sprzedaży? Czy organizacja fakturowania wyklucza dwukrotne zafakturowanie tej samej transakcji? Czy wreszcie: czy dokumentacja przedsiębiorcy jest prowadzona rzetelnie? Przed tymi, oraz wieloma podobnymi zarzutami przedsiębiorca może ochronić swoją firmę, stosując odpowiedni dla swojej firmy, a jednocześnie zgodny z przepisami sposób numerowania faktur.

Zajrzyjmy do przepisów, co mówią na ten temat. W ustawie o podatku od towarów i usług, w artykule poświęconym zawartości faktur możemy wyczytać, że faktura powinna zawierać m.in.:

„kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.

Co ustawodawca miał na myśli? Rozpracujmy ten przepis na czynniki pierwsze.

Kolejność czyli chronologia.

Numeracja faktur nie może być dowolna, inaczej mówiąc: numery faktur nie powinny być nadawane w sposób przypadkowy. Numeracja powinna być zaprojektowana tak, aby było oczywiste w jakiej kolejności faktury były faktycznie wystawiane. W tym kontekście wykluczona jest sytuacja, że faktura z numerem 9 jest wystawiona 25. marca, a faktura z numerem 10 – 24. marca (przy czym data sprzedaży na tej fakturze może być wcześniejsza).

Kolejność nie oznacza, że musimy zaczynać numerację co miesiąc czy co rok od numeru 1 – numer początkowy może być dowolny. Zachowanie kolejności nie oznacza również konieczności numerowania co 1 – wystarczy, że sposób numeracji będzie logiczny i wystarczający, aby stwierdzić ewentualne braki dokumentów. Na tym właśnie polega chronologiczny porządek faktur.

Seria lub serie numeracji.

Podatnik może nadawać numery fakturom w jednej serii, czyli np. 1, 2, 3 itd., co jest rozsądnym rozwiązaniem w kilku sytuacjach: w niewielkich firmach, tam gdzie tylko jedna osoba wystawia faktury, lub w firmach działających na systemie zintegrowanym centralnie. Ale można też faktury wystawiać w ramach różnych serii – i wtedy kolejność jest sprawdzana dla każdej serii odrębnie. W zależności od specyfiki fakturowania i organizacji w danej firmie, osobne serie są stosowane:

• dla każdego oddziału firmy,
• dla każdej osoby wystawiającej faktury,
• dla każdego klienta,
• dla każdego rodzaju sprzedaży np. jedna dla sprzedaży z magazynu a druga dla usług serwisowych,
• dla każdego rodzaju dokumentu np. jedna dla faktur sprzedaży a druga dla faktur korygujących.

Poszczególnym seriom numeracji możemy przydzielić osobne pule numerów. Rozróżnienie serii może być również zrobione na podstawie szczególnego symbolu, zazwyczaj literowego, zawartego w numerze faktury.

Ciekawym przykładem numerowania faktur, uwzględniającym wymóg chronologii, jest przypadek z branży energetycznej, gdzie numer faktury dla klienta z podpisaną umową długoterminową składa się z: symbolu literowego oznaczającego rodzaj sprzedaży, numeru klienta oraz okresu fakturowania.

Jednoznaczna identyfikacja faktury.

Ostatni element jest konsekwencją zastosowania dwóch pierwszych. Każda faktura musi mieć swój unikalny numer, niepowtarzający się na żadnym innym dokumencie. Inaczej mówiąc, dany numer np. 1/03/2015 może być przypisany wyłącznie do jednego dokumentu oraz do jednej operacji (transakcji). Jednocześnie żaden inny dokument wystawiany przez firmę – czy to faktura z innego oddziału, faktura korygująca, a nawet dokument magazynowy WZ – nie może mieć dokładnie tego numeru 1/03/2015, nawet jeśli jest inaczej zatytułowany.

Autor:

Artykuł przygotowany przez ekspertów współpracujących z Firmino.pl - programem do faktur online.