„Na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki” – powiedział już w XVIII wieku Benjamin Franklin, jeden z Ojców-Założycieli Stanów Zjednoczonych. Dziś można do tej sentencji dodać, że wraz z podatkami nieuniknione są również kontrole podatkowe. Dla wielu przedsiębiorców są one gorsze niż same podatki, bo przychodzą niespodziewanie, a ich celem jest doszukanie się uchybień w rozliczeniach. Kontrole podatkowe, gdy wykażą nieprawidłowości, mogą nieść ze sobą bardzo poważne konsekwencje. Dlatego też wiele firm bardzo się ich obawia, bo błędy zazwyczaj nie wynikają z celowego działania, a o wiele częściej – z powodu ludzkich omyłek lub nieznajomości bardzo skomplikowanych i ciągle zmieniających się przepisów. Ryzyko poniesienia konsekwencji związanych z kontrolami podatkowymi można jednak zminimalizować przez odpowiednie przygotowanie się do nich.

Kontrola podatkowa – czym jest?

Kontrola podatkowa to narzędzie organów państwa, które ma na celu wykrycie oszustw podatkowych lub sprawdzenie budzących wątpliwości rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Chodzi między innymi o ukrywanie dochodu, którego nie zadeklarowało się w zeznaniu podatkowym, a także nielegalne lub niezgodne z przepisami odliczanie kosztów od przychodu.

Do przeprowadzenia kontroli podatkowej upoważnione są różne organy. O tym, który prowadzi procedurę decyduje to, jakiego podatku kontrola dotyczy. Gdy chodzi o CIT, PIT, VAT, podatek od czynności cywilnoprawnych lub spadków i darowizn, to kontrolę przeprowadza Urząd Skarbowy. Gdy w grę wchodzi podatek akcyzowy, to organem upoważnionym do kontroli podatkowej jest Urząd Celny. W wypadku podatku od nieruchomości, od środków transportu, podatku leśnego lub innych opłat lokalnych, kontrolę przeprowadza Urząd Gminy, Starostwo Powiatowe lub Urząd Marszałkowski.

Kontroli podatkowej mogą podlegać zarówno osoby prywatne, jak i firmy czy instytucje.

Kontrola podatkowa od strony formalnej

Przedsiębiorcy nie muszą się obawiać, że kontrola podatkowe zostanie przeprowadzona nagle, bez uprzedniego poinformowania. W związku z tym, że jest to procedura państwowa, jej przebieg jest ściśle ustalony i nie może, czy raczej – nie powinien - odbiegać od regulaminu. Przede wszystkim kontrolowany podmiot musi zostać odpowiednio wcześniej zawiadomiony o planowanej kontroli. Termin zawiera się w przedziale od 7 do 30 dni od momentu poinformowania o kontroli podatkowej. Dodatkowo zawiadomienie powinno mówić o typie podatków, które mają być sprawdzane.

Kolejnym ważnym aspektem przeprowadzania kontroli podatkowej jest to, że zawsze przebiega ona w siedzibie prowadzonej działalności i koniecznie w obecności osoby, której kontrola dotyczy lub upoważnionej do tego. W żadnym wypadku prowadzący procedurę nie mogą wymagać, aby przedsiębiorca lub osoba prywatna przywoziła dokumenty gdziekolwiek poza firmę.

Na sprawdzeniu dokumentów jednak nie kończą się prawa organów kontrolnych. Mogą one między innymi przeprowadzić oględziny maszyn, sprzętu, samochodów lub innego majątku. Mają również możliwość przesłuchiwania świadków, a nawet powoływania biegłych.

Każda kontrola podatkowa kończy się opracowaniem protokołu z listą uchybień. Można się z nimi zgodzić w całości i skorygować oświadczenie podatkowe. Można również podważyć część lub wszystkie wnioski. Na odwołanie ma się 14 dni od dnia otrzymania protokołu.

Kontrola podatkowa – przygotowania i przebieg

Jak już było wspomniane – kontrola podatkowa poprzedzona jest zawiadomieniem. Okres między odebraniem takiego dokumentu, a przybyciem kontrolerów, to czas na odpowiednie przygotowanie się. Przede wszystkim skorygowanie wszystkich dokumentów, o których wiadomo, że mogą zawierać błędy lub zostały źle wypełnione. W tym czasie warto również uregulować wszystkie zaległości podatkowe wraz z odsetkami. Dzięki temu uniknie się dodatkowych kosztów później.

Kolejną kwestią jest również przygotowanie tłumaczeń dokumentów. Dotyczy to zwłaszcza firm i podmiotów, które działają na rynkach międzynarodowych i część z dokumentacji mają w języku innym niż polski. Kontrolujący mają prawo zażądać dokumentów przetłumaczonych na rodzimy język przez biegłego i często z tego prawa korzystają.

O kontroli podatkowej trzeba też koniecznie poinformować wszystkich pracowników, którzy w swojej codziennej pracy zajmują się sprawami finansowymi i księgowymi. Podczas procedury mogą oni zostać zapytani o kwestie, których kontrola dotyczy.

Kontrolowany podmiot ma również szereg obowiązków wobec kontrolerów. Najważniejsze z nich to umożliwienie wejścia na teren firmy lub biura, a także gruntów. Konieczne jest również udostępnienie wszystkich dokumentów, akt i ksiąg rachunkowych, których dotyczy kontrola podatkowa. Musi również udostępnić miejsce do pracy, a także umożliwić takie czynności jak filmowanie, nagrywanie czy fotografowanie.

Pomoc fachowców podczas kontroli podatkowej

Prawo podatkowe ciągle się zmienia i dla przedsiębiorcy fizyczną niemożliwością jest znajomość wszystkich przepisów. Dlatego też kontrole podatkowe są tak stresujące i absorbujące. Nawet najuczciwszy właściciel firmy może obawiać się tego, że o czymś zapomniał, coś przeoczył lub po prostu nie wiedział, że niektóre kwestie należy rozwiązywać w inny sposób. Trzeba też pamiętać, że nawet podczas kontroli podatkowej przedsiębiorstwo powinno działać i zarabiać, a często na jej czas działalność jest mocno ograniczona.

Dlatego też wiele instytucji oferuje pomoc na wypadek kontroli podatkowej. Można z niej korzystać ciągle, czyli niejako zabezpieczyć się na ewentualność kontroli – wziąć udział w konsultacjach, otrzymać materiały szkoleniowe i uzyskać pomoc indywidualnego opiekuna. Można również liczyć na pomoc awaryjną, czyli już po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli. Jedną z firm oferujących takie usługi jest znany na całym świecie koncern Enrst&Young (o ich ofercie można przeczytać w tym miejscu - http://www.ey.com/pl/pl/services/tax/tax-policy-and-controversy/ey-kontrola-skarbowa-kontrola-pod-kontrola). Skorzystanie z takiej fachowej pomocy przed lub w trakcie kontroli, to nie tylko gwarancja tego, że zajmą się tym osoby, które doskonale znają przebieg kontroli i przepisy podatkowe, ale także tego, że można ze spokojną głową zająć się swoimi codziennymi obowiązkami.