Szybko, wygodnie i precyzyjnie – tak właśnie działają programy do odczytywania faktur z funkcją OCR (ang. Optical Character Recognition), dzięki którym skanowanie i weryfikacja dokumentów nie zabierają już przedsiębiorcom cennego czasu. Inteligentne systemy zaskarbiły sobie sympatię zwłaszcza tych osób, które na co dzień borykają się z koniecznością ręcznego wprowadzania danych do programu. Dlaczego technologia OCR podbiła rynek i na co zwrócić uwagę w trakcie wybierania takiego rozwiązania?

Nikt z nas nie lubi tracić czasu, tym bardziej na czynnościach, które można w stu procentach zautomatyzować. Preferujemy rozwiązania proste w obsłudze i skuteczne w działaniu – to dlatego trend cyfryzacji coraz bardziej przybiera na sile, a komfort pracy i życia poprawia się. Jednym z nowoczesnych rozwiązań, które zmieniło oblicze biznesu, jest system OCR. Jego działanie wykorzystuje technologię sieci neuronowych i polega na wyodrębnianiu poszczególnych fragmentów obrazu, co w praktyce przekłada się na błyskawiczny odczyt papierowego dokumentu i jego archiwizację w wersji elektronicznej.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele oprogramowań, które wykorzystują technikę OCR w procesie skanowania dokumentacji. Jak nie zgubić się w gąszczu ofert i wybrać system, który spełni nasze oczekiwania? Oto najważniejsze rzeczy, na które powinniśmy zwrócić uwagę w trakcie dokonywania wyboru.

1. Nie samym OCR firma żyje – magia funkcji kompatybilnych

Choć bezbłędny i błyskawiczny odczyt dokumentów to podstawa, nie mniej istotnym elementem każdego systemu są funkcje dodatkowe, dzięki którym mamy nie tylko wpływ na dalsze losy zeskanowanych danych, ale też pewność, że wszystkie informacje zostały prawidłowo zarchiwizowane i skompletowane. Dlatego zanim damy się zwieść wachlarzowi możliwości zachwalanej technologii OCR, najpierw upewnijmy się, że poza tą funkcjonalnością system posiada również integracje z innymi programami (nie zaszkodzi zapytać też o zakres takich dodatków integracyjnych) czy możliwość przetworzenia tylko wybranych przez nas danych.

Dobry program to taki, który przynosi wymierną korzyść naszej firmie i zaspokaja jej potrzeby – nie warto inwestować pieniędzy w system, do którego to my będziemy się musieli nieustannie dostosowywać, zwłaszcza w obliczu tak dynamicznych zmian w prawie i technologiach.

2. Wsparcie techniczne

Domeną współczesnych systemów cyfrowych jest prostota ich obsługi – nie oznacza to jednak, że nigdy nie będziemy potrzebowali wsparcia specjalisty, który nasze oprogramowanie zna lepiej niż własną kieszeń. Wybierając rozwiązanie do firmy, upewnijmy się, że system posiada zaplecze umożliwiające wielokanałowy i szybki kontakt z obsługą techniczną.

- Utrzymanie płynności pracy w przedsiębiorstwie jest ważne, dlatego warto sprawdzić, jakiego rodzaju support oferuje nasz dostawca i czy ta oferta pokrywa się na pewno z naszymi preferencjami. Użytkownicy dobrego systemu powinni mieć możliwość natychmiastowego kontaktu ze wsparciem technicznym za pomocą e-maila czy telefonu, a oferowana pomoc musi obejmować zarówno prace serwisowe wykonywane u klienta, jak i zdalną naprawę zaistniałej usterki – podpowiada Edyta Wojtas, członek zarządu i analityk biznesowy w BrainSHARE IT, firmie produkującej oprogramowanie SaldeoSMART.

3. Trzymaj rękę na pulsie – sprawdź aktualizacje!

Niestabilność polskiego prawa i rewolucja cyfrowa wymagają od dostawców systemu ponadprzeciętnej elastyczności w zakresie dostosowywania swoich rozwiązań do wymogów stawianych im przez rynek. Dobry dostawca wychodzi naprzeciw potrzebom klientów i aktualizuje swój system w oparciu o obowiązujące trendy czy najnowsze regulacje prawne. Cóż nam po bezbłędnym odczycie dokumentów, kiedy pozostałe funkcje oprogramowania okażą się po jakimś czasie zupełnie przestarzałe?

Zanim dokonamy ostatecznego wyboru, warto rzucić okiem na dotychczasowe aktualizacje preferowanego przez nas systemu – im częściej podążają one za zmianami w prawie i technologii, tym większa pewność, że z danego rozwiązania będziemy zadowoleni przez wiele lat. Dobrym wyznacznikiem wsłuchiwania się w potrzeby użytkowników oraz nastawienia na rozwój produktu jest np. prowadzony na bieżąco (!) firmowy blog czy profesjonalny fanpage w mediach społecznościowych, na którym znajdziemy informacje o nowinkach albo wprowadzonych zmianach.

Mimo że wybór firmowego systemu z technologią OCR nie należy do najłatwiejszych, nie warto ulegać presji czasu i kierować się wyłącznie informacjami uzyskanymi bezpośrednio od dostawcy. Porządny research, opinie innych użytkowników oraz zbadanie aktywności producenta w branży to podstawa satysfakcjonującego zakupu, bez której nie powinniśmy nawet myśleć o podpisaniu finalizującej transakcję umowy.