Usprawnienie codziennej pracy, zwłaszcza w warunkach home office, może wydawać się wyzwaniem. Istnieją jednak narzędzia, które pomagają dobrze i sprawnie zorganizować działania oraz procesy zachodzące w biurze rachunkowym.

Nowoczesna forma zarządzania

Praca zdalna, nie tylko w zespole, niesie ze sobą wiele wyzwań. Warto zatem posiłkować się pomysłami, które zostały już przetestowane i sprawdzają się na co dzień. Mowa o workflow, czyli tzw. przepływie pracy.

To zdecydowanie jeden z najbardziej znanych sposobów zarządzania zespołem. Zadania są w nim rozdzielane według specjalnych wytycznych. W ten sposób procesy biznesowe stają się zautomatyzowane.

Jak dokładnie działa jednak workflow? Przede wszystkim należy zacząć od pojęcia procesu, czyli zadania do wykonania. Następnie zachodzą dwa rodzaje aktywności, związane ściśle z przydzielonymi pracownikom zadaniami. Pierwsza jest wykonywana przez pracownika, zaś druga, zwana automatyczną, przez system.

Do pełnego opracowania zadania potrzebna jest jeszcze tzw. tranzycja, czyli warunki niezbędne do płynnego przechodzenia między kolejnymi etapami.

W przepływie pracy wyróżniamy też jego dwa kluczowe elementy: początek i koniec. Na początku należy zdefiniować zadanie, a także podzielić prace nad nimi. W dalszej kolejności proces zostaje wdrożony, a zespoły zaczynają działać. Ponadto, sprawdza się także, czy wszystkie niezbędne warunki zostały spełnione. Pozwala to podjąć kolejne decyzje i bez przeszkód doprowadzić zadanie do końca. W teorii proces może wyglądać na skomplikowany, ale w praktyce, z pomocą programów wspierających pracę księgowych, jest to znacznie łatwiejsze. W programach dzieje to się automatycznie.

Od papieru do digitalizacji

Organizacja pracy w firmie jest filarem, na którym opiera się całe jej funkcjonowanie. Ważnym jego elementem też obieg dokumentów, który, aby mógł dobrze funkcjonować, powinien być odpowiednio zaplanowany.

Dotychczas wiele biur rachunkowych stawiało na tradycyjną, papierową dokumentację. Pliki były archiwizowane i segregowane w teczkach oraz zawsze opatrzone stosownym oznaczeniem. Warto jednak pamiętać, że nadmiar papieru w firmach miał kilka przyczyn.

Pierwszą są regulacje prawne, które sprawiają, że każda decyzja bądź procesy muszą być dobrze udokumentowane. Kolejna to zwyczajny brak alternatywy dla papierowego obiegu dokumentów. Może on wynikać nie tylko z przyzwyczajenia, ale także z braku nowoczesnych rozwiązań.

Rozwiązaniem jest digitalizacja. Jeśli z formalnego punktu widzenia dokument papierowy nie jest wymagany, to warto zastąpić go opcją elektroniczną. To pomoże nie tylko w codziennej pracy biura, ale także w czasach home office.

Wystarczy jeden system

Tradycyjny sposób pracy z dokumentami z czasem stał się niewystarczający. Dziś nowoczesne technologie przyczyniają się do uproszczenia i uporządkowania procesów zachodzących w firmach. Wystarczy trzymać dokumenty w jednym miejscu, zabezpieczonym przed utratą ważnych danych.

- W pracy księgowego liczy się każda minuta. Dlatego, aby ułatwić wykonywanie zadań, warto skorzystać z opcji inteligentnego odczytu danych. Przykładowo, wystarczy zeskanować dokument i dodać go do programu. Technologia OCR rozpozna niezbędne niezbędne dane z faktur, dzięki czemu nie trzeba wpisywać ich ręcznie do programu ksiegowego. Pozwoli to oszczędzić czas – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Jak dalej postępować z dokumentami? Elektroniczny obieg jest zoptymalizowaną wersją standardowego obiegu. Jeśli dokument przed dekretacją musi mieć kilka akceptów oznaczających go jako koszt, np. od kierowników projektów, to w elektronicznym obiegu łatwo go do nich przekierować. W ten sposób dokumenty nie zgubią się na biurku, zaś księgowy zawsze łatwo będzie mógł sprawdzić, jaki jest stan akceptów i czy może już pracować nad danym dokumentem. Sytuacja przedstawia się podobnie, gdy w biurze pracuje więcej niż jedna księgowa, która również może szybko i prosto sprawdzić stan prac. Wszystko to można zrobić za pomocą jednego systemu, co znacząco ułatwia życie wszystkim pracownikom.

Elektroniczne biuro księgowe

Chociaż wiadomo, że przechowywanie niezbędnych danych w formie elektronicznej jest podstawą, to jednak należy jeszcze nimi dobrze zarządzać. W dobie home office i internetowych konferencji jest to szczególnie ważne. Pracę nowoczesnego biura rachunkowego mogą wspomagać dedykowane dla księgowych narzędzia.

- W elektronicznym systemie jak na dłoni widać wszystkie dokumenty. Ze stałym łączem internetowe dostęp do nich jest nieograniczony. Dzięki temu pracując zdalnie, możemy mieć wszystko pod kontrolą, akceptować i na bieżąco sprawdzać wpływające dane. Ponadto, wspomagając się odpowiednimi narzędziami do zarządzania biurem, zorganizujemy działania całego zespołu. Należy tylko wydelegować zadania. Każdy ma przydzielone własne, zaś logowanie czasu pracy pomaga ustalić, ile zajmuje jego wykonanie. Zadania mają też określone terminy, dzięki czemu zawsze praca księgowych jest sprawniejsza – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Pozostaje jeszcze codzienny kontakt z klientem. Zazwyczaj polegamy na mailach i telefonach, jednak zgromadzenie danych oraz korespondencji w jednym miejscu pozwala szybko zadać niezbędne pytania i doprecyzować pewne sprawy. Zachowanie wszystkich wątków znacząco ułatwia wyjaśnienie oraz udzielanie odpowiedzi na pytania klientów.

- Dzięki Zarządzaniu Biurem zarówno biuro księgowe, jak i klient mogą upewnić się u źródła w razie jakichkolwiek wątpliwości. Komunikacja jest szybka, zaś ważne dane zgromadzone w jednym miejscu. Problem przeszukiwania korespondencji należy już więc do przeszłości. Podczas wszechobecnego home office to szczególnie cenne – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Jakie zalety niesie zatem ze sobą odpowiednia organizacja pracy? To nie tylko optymalizacja przepływu informacji, ale także idące dalej korzyści.

- Coraz powszechniejsza eliminacja papieru sprawia, że znacznie szybciej można przejrzeć dokumenty. Do niezbędnych danych mamy dostęp nawet na mobilnych urządzeniach, dzięki czemu w prosty sposób zatwierdzimy pliki oraz sprawdzimy, jak pracownicy wykonują swoje obowiązki. Zawsze można też przejrzeć historię zmian, gdy zachodzi taka potrzeba, bądź skorzystać z opcji filtrowania i sortowania danych. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu, który można poświęcić na efektywniejszą obsługę klientów – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

System porządkujący działania oraz procesy zachodzące w biurze rachunkowym nie musi już być jedynie abstrakcją. Warto przetestować i sprawdzić, jak działają nowoczesne narzędzia. Z pewnością pozwolą one usprawnić i lepiej zaplanować pracę, zwłaszcza w domowych warunkach, gdy często od podstaw trzeba zorganizować biuro.