Licencja na oprogramowanie to uprawnienie uzyskane od licencjodawcy do użytkowania tego oprogramowania na zasadach określonych w umowie licencyjnej. Korzystamy z nich na co dzień, ale czy na pewno zgodnie warunkami, które kupując zaakceptowaliśmy? 

Dzisiejszy świat to w dużej mierze świat wirtualny, gdzie oprogramowanie jest królem. Każdy program powinien być używany na warunkach określonych w licencji, która określa: kto, na jakim sprzęcie i kiedy może użyć oprogramowanie. 

Modele licencyjne potrafią być bardzo skomplikowane. Przykłady miar dla licencji: to (1) licencja na jednego użytkownika (named user, concurrent user), (2) licencja na pojedyncze urządzenie (PC, mobile, network device), (3) licencja na liczbę procesorów (procesor numbers, core numbers) czy licencja określająca dopuszczalną aktywność użycia (usage) np. określająca dopuszczalną liczbę rekordów zamówień w systemie ERP.

Poziom złożoności licencjonowania powoduje, że najczęściej to zagadnienie nadzorowane jest przez administratorów IT. Z drugiej strony programy użytkowane są przez większość pracowników organizacji, w różnych działach. Szefowie tych działów nie są obojętni na koszty powiązane z licencją. Zarządy i służby finansowe tych organizacji również zainteresowane są optymalizacją, nie tylko kosztów, ale też zgodności użycia licencji z zasadami. Organizacje nie chcą być posądzone o łamanie prawa autorskiego, co wiąże się z konsekwencjami finansowymi i utratą reputacji, a warto nadmienić, że obszar licencji wygenerował nową gałąź biznesu producentów oprogramowania, powiązaną z audytem na legalność użycia oprogramowania i obowiązkowym zakupem licencji (na warunkach producenta!) w przypadku wykrycia choćby najmniejszych niezgodności. 

Zarządzanie sprzętem i licencjami w organizacji

Z jednej strony do zarządzania licencjami wymagana jest specjalistyczna wiedza i narzędzia informatyczne (IT_AMS), z drugiej strony licencja – podobnie jak każdy środek trwały - to zwykły składnik majątku, który musi być finansowany,  amortyzowany i ewidencjonowany z wykorzystaniem systemów ERP. Zwróćmy uwagę, że pomimo iż obaj patrzą na to samo, inaczej świat sprzętu informatycznego i licencji widzi administrator IT, a inaczej nań patrzy główny księgowy.

Taka sytuacja stawia niebagatelne wyzwania dotyczące wyboru narzędzi do zarządzania licencjami. Celem jest, by wszyscy uprawnieni pracownicy organizacji mogli mieć dostęp do pełnej i jednoznacznej informacji o licencjach i żeby, ocena stanu posiadania licencji była taka sama dla administratora IT, jak i dla pracownika księgowości, który rozlicza koszty i amortyzacje środków trwałych.  

Zarządzanie z AssetsNija

Firma Pirxon od wielu lat rozwija system AssetsNinja dedykowany do zarządzania posiadanymi składnikami majątku, w tym wartościami niematerialnymi i prawnymi jakimi są licencje. Modele obiektów inwentarzowych zgodne z wytycznymi KSR 11, pozwalają zobrazować złożony świat licencji w sposób czytelny dla informatyków i dla księgowych. Poniżej prezentujemy przykład takiego modelowania oraz sposób wymiany danych AssetsNinja z systemami, w których istnieją kontekstowe odniesienia do sprzętu komputerowego i licencji oprogramowania na nim zainstalowanego.

AssetsNinja pełni rolę łącznika pomiędzy światem informatyków i księgowych, a zastosowane w nim modele obiektów inwentarzowych wspierają prawidłowe opracowanie zestawień bilansowych i rozliczenie podatków z jednej strony, jak i działania operacyjne takie jak przesunięcia czy inwentaryzacja z drugiej strony. AssetsNinja w tym układzie pełni rolę sytemu referencyjnego zarówno dla księgowości jak i dla administratorów IT. Dodatkowo umożliwia wymianę danych pomiędzy programami do zarządzania środowiskiem IT (IT_AMS) i systemami finansowo-księgowymi (ERP). 

Takie podejście do zarządzania majątkiem IT generuje szereg korzyści:

Zaproponowane powyżej rozwiązanie jest podejściem, które porządkuje, ale też automatyzuje szereg działań w obszarze zarządzania aktywami IT. Jego wdrożenie to krok w kierunku implementacji zaleceń Normy ISO55000, która jest coraz częściej obecna w nowoczesnych  organizacjach współczesnego świata.