Z kwalifikowanego podpisu elektronicznego korzysta dziś 600 tys. Polaków. Jego znaczenie wzrosło podczas pandemii i - podobnie jak w przypadku innych cyfrowych usług - trudno wyobrazić sobie bez niego biznesową codzienność.

Rozwój cyfrowych usług to wypadkowa dojrzałości rozwiązań, świadomości użytkowników i rynkowych zastosowań usługi. A także trafienia z usługą we właściwy czas. Nic zatem dziwnego, że liczba profili zaufanych wzrosła z 1,3 mln w 2018 roku do 11 mln w maju 2021. Dziś korzysta z niego 40 proc. dorosłych Polaków. Profil zaufany można szybko założyć za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Usługa była na wyciągnięcie ręki, ale jej zalety miliony Polaków poznało dopiero w pandemii, gdy urzędy ograniczyły pracę. Należy jednak zaznaczyć, że profil zaufany służy jedynie do realizacji spraw urzędowych. W biznesie konieczne jest skorzystanie z podpisu kwalifikowanego.

W Polsce pewna forma usługi podpisu elektronicznego dostępna jest od 1999 roku. Na początku z e-podpisów korzystali głównie płatnicy ZUS przesyłając elektronicznie dokumenty. Ustawa o podpisie elektronicznym, regulująca usługi zaufania, weszła w życie już w 2002 r. Od 2016 r. obowiązuje unijne rozporządzenie eIDAS, które ujednolica europejski rynek e-podpisów. Oznacza to, że wydany w jednym krajów Unii kwalifikowany podpis elektronicznego jest ważny w całej UE.

Obecnie funkcjonują trzy rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Podpis elektroniczny zwykły (niekwalifikowany) zawiera podstawowe dane na temat podpisującego, jak imię, nazwisko i adres mailowy. Można go wykorzystać w obiegu dokumentów elektronicznych, ale nie w każdym przypadku. Podpis zaawansowany daje więcej możliwości i zawiera obok podstawowych danych także numer PESEL, numer dowodu tożsamości i informację o obywatelstwie. Jest  on wykorzystywany w sprawach urzędowych, ale nie może być użyty np. do podpisania umowy biznesowej. Jedynym podpisem elektronicznym, który posiada takie same skutki prawne jak odręczny, jest podpis kwalifikowany, który wydają uprawnione do tego podmioty.

- Nowe usługi zastępują stare przyzwyczajenia i metody generujące koszty i zajmujące dużo czasu. Tak samo zaczyna kształtować się dziś sytuacja na rynku e- podpisów - mówi Łukasz Konikiewcz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. - Kto korzystał z tej usługi, rozumie jak upraszcza i automatyzuje pracę. Kwalifikowany podpis elektroniczny posiada taką samą moc prawną w obrocie dokumentów elektronicznym jak podpis odręczny. Jego wartość i potencjał mogliśmy docenić w trakcie pandemii. Za jednym razem można podpisać szereg dokumentów pracując zdalnie z domu.

Najczęściej podpisywanymi elektronicznie dokumentami są roczne sprawozdania finansowe, akta pracownicze, dokumenty finansowe oraz pełnomocnictwa. Posiadacze kwalifikowanego podpisu korzystają z niego ponad 20 razy w miesiącu - podaje raport “Trusted economy in the new reality” firmy Deloitte Legal.

Usługi cyfrowe dojrzewają wraz z użytkownikami

Zanim w 2010 r. pojawił się iPad, jego protoplastę oferował w 2001 roku Microsoft, później Lenovo, Fujitsu czy HP. Ale użytkownicy nie potrzebowali mało funkcjonalnego tabletu z rysikiem. iPad wchodzi na rynek, gdy klienci smartfonów znają już zalety dotykowego ekranu i sklepu z aplikacjami. Każdy produkt czy usługa ma swoją fazę rozwoju, dojrzewania i wzrostu. I swoją dynamikę.

Fakt, że Polska jest obecnie w światowej czołówce krajów korzystających z e-bankowości czy usług mobilnych to rezultat oferty usług bankowych, wygodnych form płatności i dwóch dekad rozwoju rynku płatności elektronicznych. W 1998 roku rozpoczęła się era bankowości internetowej w Polsce. Po 10 latach z usługi korzystało ponad 5 mln osób. W trzecim kwartale 2021 r. liczba aktywnych klientów wyniosła ponad 20 mln osób. Dzięki e-bankowości nie trzeba martwić się o czas stracony w kolejkach do okienka, by wykonać przelew. Wszystko odbywa się zdalnie, w ciągu kilku chwil - również w biznesie. W segmencie klientów MŚP 2,1 miliona użytkowników aktywnie korzysta z bankowości internetowej. Czy podobna perspektywa dotyczy rozwoju usług zaufania, a szczególności e-podpisu?

W 2021 roku z elektronicznego podpisywania dokumentów skorzystało 26 proc. Polaków, dwa punkty procentowe więcej niż rok wcześniej. Najchętniej z rozwiązania korzystają osoby z najmłodszej grupy badanych (co trzecia osoba w wieku 18-34 lata). Co istotne, aż jedna trzecia Polaków jest gotowa do skorzystania z tej usługi w przyszłości. Rośnie również zainteresowanie zdalnym podpisywaniem umów. W tym roku z tej możliwości skorzystało aż 19 proc. Polaków, dwa punkty procentowe więcej niż rok wcześniej - wynika z niedawnego raportu Blue Media “Finanse Polaków w czasach pandemii”.

Podpis kwalifikowany złożony za pomocą certyfikatu kwalifikowanego umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej. Otwiera to drogę do załatwienia spraw urzędowych, zawierania pełnoprawnych umów na odległość czy udziału w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych. Do tej pory przechowywany był niemal wyłącznie na urządzeniu kryptograficznym, składającym się z czytnika i karty, które uniemożliwia jego skopiowanie. Pojawiają się jednak nowe i znacznie wygodniejsze rozwiązania zdalne.

Firma SIGNIUS wspólnie z EuroCert wprowadziły na rynek rozwiązanie umożliwiające w pełni zdalne nabycie i złożenie podpisu kwalifikowanego. Wszystko odbywa się bez konieczności fizycznej weryfikacji tożsamości, kart i czytników, w trakcie jednego procesu online - na platformie SIGNIUS Professional. Certyfikat kwalifikowany jest wydawany zdalnie na podstawie certyfikowanej wideoweryfikacji użytkownika.

- Czas adopcji nowych usług ma swoją dynamikę, ale pandemia okazała się wyjątkowym impulsem rozwojowym. Kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie, które sprawdziło się w pracy zdalnej lub w przypadku rozproszonych zespołów. Wzrost zaufania do e-podpisu sprowokował w organizacjach zmianę myślenia o procesach i tworzeniu wartości - mówi Jack Piekarski, CEO SIGNIUS S.A. - Odpowiadając na potrzeby rynku wspólnie z firmą EuroCert wprowadziliśmy usługę umożliwiającą zdalne posługiwanie się podpisem kwalifikowanym, do którego dostęp można uzyskać w ciągu kilku minut.

Co to oznacza w praktyce? Usługa umożliwia w pełni zdalne nabycie i złożenie podpisu kwalifikowanego. Osoba zlecająca dokumenty do e-podpisu może także zapłacić za podpisy kwalifikowane swoich podpisujących (w tym potwierdzenie ich tożsamości). Dzięki temu możliwe jest szybsze zawieranie umów, co przekłada się między innymi na zwiększenie konwersji sprzedaży. Funkcja usprawnia wiele procesów biznesowych, a wszyscy podpisujący mają dostęp online do podpisywanych przez siebie dokumentów. Dzięki zgodności z unijnym rozporządzeniem eIDAS usługa jest w pełni prawomocna na terenie całej Unii Europejskiej, a podpis można złożyć z dowolnego miejsca na świecie.