Artykuł Dodaj artykuł

Rola głównego księgowego ewoluuje – jak transformacja cyfrowa wpłynie na funkcjonowanie działów księgowych w polskich firmach?

Tylko w ciągu ostatnich dwóch lat księgowość przeszła ogromną transformację. Musiała dostosowywać się do wielu zmian w przepisach prawnych i podatkowych. A to nie koniec wyzwań – już od początku przyszłego roku obowiązkowy stanie się krajowy system e-faktur. Tymczasem tylko 40% firm deklaruje, że korzysta z technologii w obszarze księgowości.

Tylko w ciągu ostatnich dwóch lat księgowość przeszła ogromną transformację. Musiała dostosowywać się do wielu zmian w przepisach prawnych i podatkowych. A to nie koniec wyzwań – już od początku przyszłego roku obowiązkowy stanie się krajowy system e-faktur. Tymczasem tylko 40% firm deklaruje, że korzysta z technologii w obszarze księgowości.

Z przeprowadzonego przez Impel Business Solutions oraz Infor badania „Księgowość w polskich firmach” jasno wynika, że większość firm w niewystarczającym stopniu wykorzystuje technologie w obszarze księgowym. Co piąty badany korzysta z elektronicznego sczytywania danych z dokumentów papierowych (OCR), a tylko 13% przedsiębiorstw digitalizuje dokumentację przedsiębiorstwa. Co ciekawe – większość firm nie planuje wdrażania technologii w obsłudze księgowej w najbliższym roku. Wprowadzenie OCR planuje 27% firm, a systemów do digitalizacji dokumentów – tylko 14%. Niespełna 40% przedsiębiorstw deklaruje natomiast, że planuje wdrożyć narzędzia technologiczne, które pomogą zoptymalizować procesy księgowe na przestrzeni 12 miesięcy.

W badaniu poproszono o wskazanie największych wyzwań, z jakimi mierzą się działy księgowe w obecnych czasach. Na pierwszym miejscu wymieniono zmieniające się przepisy rachunkowe, regulacje prawne czy dyrektywy unijne (aż 81% wskazań ankietowanych). Prawie połowa respondentów (47%) wskazała na terminowość księgowań, a aż 36% na brak zastępowalności pracowników. Co ciekawe – niemalże jedna piąta (19 proc.) wskazała na konieczność poznawania nowych technologii.

- Wiedza, rzetelność i terminowość – to fundamentalne wartości dla działów księgowych. By utrzymać poziom usług niezbędna staje się  automatyzacja i robotyzacja procesów  – zaznacza Aleksandra Pietruczuk, dyrektor ds. procesów transakcyjnych z Impel Business Solutions. To innowacje, na które przedsiębiorstwa niekoniecznie będą miały środki – niezbędne będzie więc wzmocnienie działu księgowego zewnętrznymi kompetencjami. Tym bardziej, że powoli wyczerpuje się epoka, w której główny księgowy może poświęcać się kwestiom operacyjnym – dodaje.

Automatyzacja zmienia rolę głównego księgowego

Jeśli chodzi o pozyskiwanie wiedzy z obszaru księgowości – „Internet” zdeklasował pozostałe formy. Aż 71% respondentów przyznało, że właśnie tam szuka niezbędnych informacji z tej dziedziny. Na drugim miejscu (65% wskazań) znalazły szkolenia i webinaria.

W obecnych czasach nie wystarczy już pozyskiwanie wiedzy ad hoc. Tylko całościowe podejście do procesów księgowych w organizacji, znajomość dostępnych na rynku rozwiązań i automatyzacja czynności, by przyspieszyć otrzymywanie pożądanych danych wysokiej jakości gwarantuje możliwość odnalezienia się w aktualnych i ciągle zmieniających się przepisach – zaznacza Aleksandra Pietruczuk. Takie podejście pozwoli na wykorzystanie pełnego potencjału specjalistów – dodaje.

Tysiące dokumentów do przetworzenia wewnątrz – jak to zorganizować?

Przeważająca część ankietowanych przyznaje, że ich firma nie korzysta z zewnętrznej obsługi księgowej (85%). Zapytani o to, co mogłoby ich skłonić do zmiany tego modelu, czyli korzystania z usług zewnętrznego podmiotu, najczęściej wskazywali zmniejszenie kosztów systemu finansowo-księgowego (21%). W dalszej kolejności uplasowało się zachowanie ciągłości usług, czyli brak rotacji i absencji oraz optymalizacja, mająca na celu skrócenie procesu księgowania - na te dwa czynniki zwróciła uwagę jedna piąta badanych.

Te firmy, które już współpracują z zewnętrznym podmiotem, do zmiany dostawcy może przekonać głównie szerszy zakres oferowanych usług (32% wskazań), a także bezpieczeństwo danych (29%)

- Z badania płyną ciekawe wnioski dotyczące funkcjonowania działów księgowych w polskich firmach. Potwierdza to też nasza codzienna praktyka i rozmowy z klientami. Z jednej strony zachowawczość w podejmowaniu inwestycji technologicznych, wzmacniających ten obszar i utrzymywanie księgowości wewnątrz organizacji, z drugiej świadomość wyzwań i potrzeba szybkiego dostosowywania się do zachodzących zmian w przepisach – mówi Aleksandra Pietruczuk, dyrektor ds. procesów transakcyjnych z Impel Business Solutions. Te dość sprzeczne oczekiwania będą potrzebowały palących rozwiązań. A jedną z możliwości, która pozwoli pogodzić wszystkie wskazywane aspekty, może być na przykład outsourcing usług księgowych. Ta opcja da nam jednocześnie dostęp do technologii, wiedzy, specjalistów i optymalizacji kosztowej – podsumowuje.

Badanie księgowości w polskich firmach zostało przeprowadzone na pracownikach małych, średnich i dużych firm, w maju i czerwcu 2021 r.

Podobne artykuły