Prowadzisz biznes? Na pewno zdarzyło Ci się przeżyć niemałe zamieszanie związane z poszukiwaniem tej jednej „ważnej” faktury lub dokumentu, który akurat w tamtym momencie był niezwykle istotny i potrzebny. Segregacja i archiwizacja papierów w Twojej firmie to niewątpliwie duże wyzwanie, wymagające poświęcenia czasu, którego – jak wszyscy wiemy – nigdy nie jest za dużo. To prowadzenie biznesu i zarabianie pieniędzy powinno zajmować nas w pierwszej kolejności, prawda? Na szczęście analogowe czasy już minęły, a stos segregatorów możemy spokojnie zamienić na dysk lub komputer. Tylko czemu stare metody wciąż są tak bardzo popularne?

„Niezniszczalne” dokumenty

Przedsiębiorco! Czy wylałeś kiedyś kawę na jakiś ważny dokument? Nie będziemy pytać Cię, czy Twoja firma przetrwała kiedyś pożar, chociaż doskonale znamy ludzi, których właśnie ogień pozbawił firmowych papierów (a przy okazji kilku innych ważnych rzeczy, ale dzisiaj nie o tym). Brzmi niezbyt optymistycznie, prawda? Nie chcemy Cię jednak straszyć ani tym bardziej życzyć Ci źle. Po prostu, jeśli jeszcze nie miałeś świadomości, że istnieje coś takiego, jak archiwum elektroniczne, to lepiej żebyś się tym tematem zainteresował – dla dobra Twojego i Twojej firmy.

Czym jest archwium elektroniczne?

Za pewne masz już świadomość, że właśnie próbujemy Cię przekonać do tego, żebyś rozważył digitalizację firmowych papierów. Cóż… Masz całkowitą rację - dokładnie tak jest! Niby, czemu mamy nie dzielić się dobrym rozwiązaniem, zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pracowników oraz klientów? Przecież koniec końców, jest to korzystne dla działania firmy, którą zarządzasz i co za tym idzie – Twojego portfela.

Dobrej jakości archiwum elektroniczne pozwoli Ci zamienić na wersje cyfrową wszystkie stosy dokumentów i segregatory pełne firmowych papierów, a nawet klisze filmowe. Najlepsze archiwa posiadają nawet systemy optycznego rozpoznawania znaków, więc możesz zapomnieć o jakichkolwiek problemach z czytelnością tekstu. Żeby jednak mieć pewność wyboru usługi najwyższej jakości, warto znaleźć takie archiwum, które przynależy do największej światowej organizacji archiwistycznej – International Council on Archives. To swego rodzaju znak jakości, który daje Ci gwarancję, że Twoje dokumenty są w dobrych rękach.

Archiwum elektroniczne – spokój i komfort

Na koniec warto jeszcze raz rozwiać wszelkie wątpliwości. Archiwum elektroniczne pozwoli Ci szybko i niezwykle efektywnie odszukiwać potrzebne dokumenty, „Kluczem” do przeszukiwania bazy może być zarówno autor i data, jak i np. sekwencja słów. Dzięki archiwum elektronicznemu firmowe papiery możesz szybko ze sobą porównać, a korzystanie z nich – dzięki internetowi – będzie jeszcze szybsze, łatwiejsze i dostępne dla kilku osób na raz, o dowolnej porze. Dane zabezpieczysz oczywiście przy pomocy wielostopniowych systemów haseł i zrobisz to w bardzo łatwy sposób. No i oczywiście nie możemy pominąć korzyści płynących z dodatkowego miejsca w Twoim biurze. Powstanie go całkiem sporo, jeśli zamienisz kilka wypchanych segregatorów, na jedną płytę CD-ROM lub DVD.

To już chyba wszystkie korzyści płynące z używania archiwum elektronicznego. Jeśli nadal masz jakieś wątpliwości i nie wiesz, czy przenieść dokumenty swojej firmy w świat cyfrowy, to już Twoja strata. Jeśli jednak przekonałeś się do bycia nowoczesnym przedsiębiorcą, pamiętaj tylko, żeby zaufać profesjonalnym i sprawdzonym archiwistom, którzy zadbają i zabezpieczą Twoje dokumenty w najlepszy, możliwy sposób.