Wiele wskazuje na to, że rok 2024 będzie okresem wyzwań dla polskich przedsiębiorców. Co prawda obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie wejdzie jednak 1 lipca, ale to nie oznacza, że firmy mogą zawiesić proces dostosowania się do nowych przepisów dotyczących faktur elektronicznych. To nie wszystko. Przedsiębiorcy powinni spodziewać się wzmożonych działań ZUS, w tym sprawdzenia prawidłowości rozliczeń tarcz antykryzysowych, wyliczenia składki zdrowotnej i… powrotu kontroli losowych.

Pandemiczny interwał – ZUS wraca do starych praktyk

W czasie pandemii ZUS zdecydował się na tymczasowe wstrzymanie standardowych kontroli, kierując swoją uwagę na obsługę pilnych spraw związanych z pomocą przedsiębiorcom w ciężkich warunkach ekonomicznych. To było zrozumiałe działanie, mające na celu ulżenie firmom w trudnym czasie.

Jednak po okresie pandemii, który spowodował chwilowe zawieszenie wielu działań kontrolnych, instytucje zaczęły ponownie skupiać się na monitorowaniu i weryfikacji prawidłowości opłacanych składek społecznych.

- Już w 2023 roku zauważyliśmy zmasowany powrót standardowych kontroli ZUS-owskich. Wielu przedsiębiorców zdążyło już o nich zapomnieć, bo na czas pandemii zostały wstrzymane. Jednak już od połowy 2023 dało się zauważyć wzrost liczby zawiadomień o zamiarze wszczęcia kontroli losowych. Tak będzie również w tym roku, bo to standardowa praktyka ZUS – zauważa Kamila Cieszkowska, księgowa, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy. 

ZUS informuje przedsiębiorców o intencji przeprowadzenia kontroli, jednak zazwyczaj nie podaje wcześniej jej terminu. Wszystko po to, by zwiększyć skuteczność działań kontrolnych oraz skłonić przedsiębiorców do utrzymania należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji.

- W obliczu wzmożonych kontroli różnych instytucji, w tym ZUS-u, skrupulatne zarządzanie dokumentacją odgrywa kluczową rolę. Posiadanie wszystkich niezbędnych dokumentów pod ręką, zwłaszcza w cyfrowej formie, jest nie tylko praktyczne, ale może również zabezpieczyć przed potencjalnymi problemami w trakcie inspekcji – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Co podlega kontroli ZUS-owskiej?

Kontrole ZUS obejmują różnorodne aspekty, począwszy od prawidłowości opłacanych składek społecznych, poprzez zgodność z przepisami dotyczącymi ubezpieczeń zdrowotnych, aż po prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń pracowników. Wznowienie praktyk kontrolnych przez ZUS stanowi sygnał dla przedsiębiorców, że najwyższa pora na uporządkowanie spraw związanych z prowadzeniem księgowości w firmie. Może to być również dobry czas na przeprowadzenie audytu wewnętrznego.

SUS a zakres kontroli

Zgodnie z ustawą o Systemie Ubezpieczeń Społecznych (SUS), ZUS ma uprawnienie do przeprowadzania kontroli w celu zbadania prawidłowości wypełniania obowiązków płatników składek. Inspektor z ZUS sprawdza, czy wszyscy zatrudnieni są prawidłowo zgłoszeni do ubezpieczenia. Weryfikuje też, czy firmy prawidłowo naliczają i odprowadzają składki oraz wpłacają inne świadczenia, do pobierania których są zobowiązane. Kontrola ZUS obejmuje także proces ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz wypłacanie tych świadczeń i sposób rozliczania środków z ZFŚS. Przedsiębiorcy muszą terminowo i zgodnie z przepisami dokonywać rozliczeń z tego tytułu.

Uwadze kontrolera nie ujdzie też sprawdzenie prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. Ale to tylko niektóre z obszarów, jakie mogą być sprawdzane przez ZUS.

- Pracownicy ZUS w trakcie kontroli przeprowadzają też oględziny składników majątkowych płatników składek, którzy zalegają z opłatą należności. To obejmuje dokładne sprawdzenie majątku firmy i stworzenie spisu jego składników – tłumaczy Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Umowy z pracownikami pod lupą!

Zakład Ubezpieczeń Społecznych często kwestionuje nie tylko sam fakt zawarcia umowy o pracę, ale także jej rzeczywisty charakter (mowa tu o tzw. umowach pozornych). Taka ocena niesie za sobą istotne konsekwencje, przede wszystkim skupiające się na wątpliwościach dotyczących prawa do wypłaty różnego rodzaju świadczeń, co może skutkować koniecznością ich zwrotu wraz z należnymi odsetkami. Zdarza się, że przedsiębiorcy zatrudniają pozornie członków rodziny lub znajomych np. przed okresem planowanego zwolnienia lekarskiego.

Podobnie jak w przypadku umów o pracę, ZUS w trakcie kontroli może również poddawać w wątpliwość legalność umów zlecenie i umów o dzieło. W wyniku tego procesu mogą nastąpić zmiany w kodach dotyczących ubezpieczeń społecznych pracowników, a także różnice w rozliczeniu składek społecznych. W praktyce oznacza to, że ZUS może sprawdzić, czy wynagradzanie pracowników nie jest sztucznie zawyżone lub przeciwnie – zaniżone.

- Ostatni wyrok Sądu Najwyższego (sygn. akt III UK 411/19 z dnia 8 października 2020 r.) potwierdza, że ZUS ma w praktyce bardzo szerokie uprawnienia do dokładnej weryfikacji umów o pracę i cywilnoprawnych. Dlatego przy zawieraniu umów pracowniczych warto szczególną uwagę zwrócić nie tylko na zgodność z przepisami, ale i ze stanem faktycznym – tłumaczy Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Tarcze antykryzysowe – kontrole i zwroty

Warto również zwrócić uwagę na kontrole związane z tarczami antykryzysowymi udzielanymi przedsiębiorcom w czasie pandemii, a w szczególności z zasadnością przyznania tzw. świadczeń postojowych. Urzędy wojewódzkie, urzędy pracy oraz grodzkie urzędy pracy masowo zamykają postępowania kontrolne. W związku z tym przedsiębiorcy otrzymują pisma dotyczące konieczności zwrotu świadczeń, zwłaszcza gdy wystąpiły błędy w rozliczeniach lub zmniejszenie zatrudnienia mimo pobrania świadczeń. To samo dotyczy pomocy finansowej z PFR. Pamiętajmy przy tym, że ZUS ma aż 5 lat od wypłaty świadczeń na weryfikację ich prawidłowości.

- Zauważyliśmy, że firmy, które skorzystały z pomocy w wypełnianiu wniosków o dofinansowanie, miały znacznie mniej problemów podczas kontroli. Ważne więc okazało się jasne tłumaczenie zasad, na jakich można starać się o świadczenia. Moim zdaniem to właśnie to zapewniło spójność i zgodność dokumentacji z wymogami ZUS – dodaje  Kamila Cieszkowska, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Kto może zapukać do drzwi firmy?

Kontrole ZUS przeprowadzają wykwalifikowani pracownicy – inspektorzy kontroli. Posiadają oni uprawnienia do badania dokumentacji, przeprowadzania wywiadów oraz w razie potrzeby – wizytowania przedsiębiorstw. Przebieg i zakres kontroli opisuje Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie społecznym, a dokładnie: Rozdział 10, Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Firmy, które aktywnie korzystają z e-archiwum i wprowadziły cyfrowy obieg dokumentów, zyskują znaczącą przewagę przy kontroli ZUS. Dostępność elektronicznych dokumentów ułatwia szybkie reagowanie na ewentualne wizyty urzędników. Dodatkowo korzystanie z rozwiązań cyfrowych redukuje też ryzyko popełnienia błędów podczas procesów rozliczeniowych czy w czasie składania dokumentacji związanej ze wsparciem z funduszy pomocowych.