Odczytywanie Dokumentów

To program do odczytywania papierowych i elektronicznych dokumentów z opcją importu faktur do programu księgowego lub systemu ERP. Jest połączony z elektronicznym archiwum dokumentów dla biura i firmy.

Skanowanie dokumentów i odczytywanie w SaldeoSMART

Plik z fakturami w PDF wygenerowanymi z programu do fakturowania lub magazynowego dodajesz do aplikacji.

Jeśli faktury otrzymujesz w wersji papierowej, nie musisz skanować każdej z nich pojedynczo. Za pomocą skanera z automatycznym podajnikiem skanujesz paczkę dokumentów do jednego pliku.

SaldeoSMART podzieli plik na pojedyczne faktury i odczyta z nich dane: kontrahenta, numer, daty (wystawienia, zakończenia dostawy / wykonania usługi, termin płatności), pozycje towarowe oraz kwoty (netto, brutto i VAT w rozbiciu na stawki).

Weryfikacja i kategoryzacja odczytanych dokumentów

Przy każdym dokumencie pojawia się informacja o ilości rozpoznanych danych.

Dzięki łatwemu w obsłudze podglądowi dokumentu można szybko nadać dokumentom kategorie, zgodnie z późniejszą zasadą ich księgowania w programie księgowym.

Nie trzeba sięgać po papierowe faktury – ich podgląd jest widoczny na monitorze. Dodatkowo aplikacja SaldeoPULPIT umożliwia szybki podglądu dokumentu bezpośrednio/ pośrednio z poziomu programu księgowego, zgodnie z możliwościami technicznymi danego programu.

Eksport dokumentów do programu księgowego lub JPK

Z SaldeoSMART pobierany jest plik do importu – zgodny z programem księgowym, na którym pracuje księgowy.

Dzięki schematom importu dostosowanym do nadanych wcześniej kategorii dokumentów, proces importu jest szybki i skuteczny, a dla części programów dostępne są dodatki integracyjne, które optymalizują proces importu i wymiany danych.

SaldeoSMART umożliwia także eksport dokumentów wraz z pozycjami z faktury do pliku JPK (Jednolity Plik Kontrolny) oraz eksport wyciągów bankowych.

Nowe typy dokumentów: Umowa, Pismo, Proforma

Dzięki nowym typom dokumentów firma tworzy kompleksowe repozytorium – w jednym miejscu jest możliwe dodawanie, archiwizowanie i przeglądanie firmowych dokumentów.

Proformy są odczytywane przy użyciu OCR, podobnie jak obecnie faktury, w przyszłości mechanizm odczytu zostanie dostosowany także do Umów i Pism.

Elektroniczne archiwum dokumentów

Raz dodany dokument do SaldeoSMART jest zawsze dostępny dla księgowego, pracowników biura rachunkowego i ich Klientów – 24h/dobę, z każdego miejsca na świecie.

Dzięki systemowi automatycznego odczytywania faktur, dokumenty są dokładnie opisane, co powoduje, że ich późniejsze wyszukiwanie jest szybkie i proste.

Odczytywanie i import wyciągów bankowych w programie księgowym

SaldeoSMART odczytuje nie tylko dane z faktur, ale również transakcje pochodzące z wyciągu bankowego lub potwierdzenia przelewu.

Wyciąg pobrany w formacie PDF bezpośrednio z bankowości elektronicznej, w SaldeoSMART zamieniany jest na listę poszczególnych transakcji ze skutecznością bliską 100%. Bez konieczności weryfikacji.

Teraz wprowadzanie transakcji i ich rozliczanie w programie księgowym jest błyskawiczne.

Korzyści

Wzrost wydajności dzięki równoległej pracy

Podczas gdy SaldeoSMART pracuje nad odczytywaniem faktur, pracownik może zajmować się innymi zadaniami, np. obsługą klienta, przygotowaniem deklaracji. W ten sposób jednocześnie wykonywane są dwie czynności, co bez pomocy programu nie byłoby możliwe.

Przyspieszenie i usprawnienie procesu wprowadzania faktur kosztowych

program pozwala na wprowadzenie do programu księgowego większej ilości dokumentów w krótszym czasie

Oszczędność czasu

Praca na skanach pozwala uniknąć konieczności sięgania po dokumenty papierowe i sprawdzania czy wprowadzone dane zgadzają się z wersją papierową.

Redukcja kosztów związanych z wprowadzaniem dokumentów

Korzystanie z systemu automatycznego odczytywania dokumentów przyspiesza pracę księgowego. Pozwala to na obniżenie kosztów związanych z wprowadzaniem dokumentów, co w skali roku daje duże oszczędności.

Uporządkowane archiwum dokumentów

Firma, biuro rachunkowe oraz jego Klienci zyskują dostęp do uporządkowanego i przejrzystego elektronicznego archiwum dokumentów. Dzięki temu odnajdywanie potrzebnych informacji jest znacznie szybsze. Dodatkowo Klienci biura nie muszą dzwonić do niego za każdym razem, gdy potrzebują jakiejś informacji z przekazanego do biura dokumentu księgowego.