PIERWSZY DZIEŃ: 5 MARCA 2012 8:30 - 16:15

1. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI

• Dokument - pojęcie i rodzaje
• Ochrona prawna dokumentów
• Dokumentacja składająca się na projekt
• Dokumentacja tworząca i nie tworząca akta spraw

2. PODSTAWOWE POJĘCIA

• Beneficjent
• Instytucja zarządzająca
• Instytucja pośrednicząca
• Instytucja wdrażająca
• Instytucja audytowa
• Projekt

3. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWA POLSKIEGO

• „Konstytucja archiwalna" - ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją , zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna

4. PRZEPISY PRAWA UNIJNEGO m.in.:

• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności...
• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006....

5. ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI

• Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych
• Archiwizacja materiałów archiwalnych kat „A” i dokumentacji niearchiwalnej
o kategorii archiwalnej wyższej niż „B10”
• Archiwizacja dokumentacji niearchiwalnej „BE”
• Archiwizacja dokumentacji niearchiwalnej ” B”

6. PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO - SPORZĄDZANIE SPISÓW ZDAWCZO – ODBIORCZYCH

DRUGI DZIEŃ: 6 MARCA 2012 8:45 - 16:30

1. MAGAZYN CZASOWEGO PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI UNIJNEJ

2. STANDARDY DZISIEJSZEGO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO /SKŁADNICY AKT/ I ARCHIWISTY

• Zakres obowiązków spoczywających na osobie prowadzącej archiwum ,składnicę akt
• Gromadzenie
• Przechowywanie
• Udostępnianie akt
• Sprawozdawczość
• Skontrum dokumentacji

3. INSTRUKCJA KANCELARYJA - ZASADY I TRYB WYKONYWANIA CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH W PODMIOCIE

• System kancelaryjny

4. RZECZOWY WYKAZ AKT - KONSTRUKCJA I STOSOWANIE

5. OBIEG DOKUMENTACJI - PUNKTY ZATRZYMANIA

• Obieg dokumentacji – tradycyjny
• Obieg dokumentacji - EZD

6. WARSZTATY/OK.30 ZADAŃ- polegające min. na:

• przekazaniu akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego /składnicy akt/
• sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo–odbiorczych oddzielnie dla kategorii „A” i „B
• sprządzaniu spisów dla akt osobowych
• sporządzaniu spisów dokumentacji technicznej
• sporządzeniu wykazu spisów zdawczo–odbiorczych
• przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania
• sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie
• wypełnieniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
• wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
• dokonaniu opisu teczek i podteczek
• schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych
• wypełnieniu wezwania do przekazania akt
• wypełnieniu karty wypożyczenia – udostępnienia akt
• wypełnieniu karty zastępczej wypożyczonych akt
• nadawaniu symbol klasyfikacyjnego i kwalfikacji archiwalnej
• stosowaniu RWA
• nadawaniu metadanych
• sporządzaniu skontruj

INTERESUJESZ SIĘ ARCHIWIZACJĄ?

POZNAJ ODPOWIEDZI NA PYTANIA:

• jak prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzić archiwum zakładowe oraz składnicę akt?
• jak zabezpieczyć niezbędne warunki techniczne, które musi spełnić aktotwórca?
• jakie obowiązuje prawo polskie i unijne w zakresie archiwizacji?
• jak sporządzić i posługiwać się instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną oraz rzeczowym wykazem akt?
• jak właściwie porządkować i ewidencjonować dokumenty, tak aby były łatwe do odnalezienia i kontroli?

W czasie szkolenia będą Państwo mieli okazję w sposób praktyczny zastosować zdobytą wiedzę.

ADRESACI SZKOLENIA:

• archiwistów zakładowych
• dyrektorów i szefów odpowiedzialnych za tworzenie i funkcjonowanie archiwum, pisanie i wdrażanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• osoby odpowiedzialne za ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE

MAŁGORZATA BIEDA - Prawnik z 25-letnim doświadczeniem w administracji publicznej. Od 10 lat Kierownik Archiwum w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Konsultant w sprawie wydawania koncesji na prowadzenie archiwów prywatnych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, oraz w archiwizacji dokumentacji niejawnej. Prowadzi szkolenia w zakresie stosowania przepisów kancelaryjnych oraz prawidłowego obiegu dokumentów, funkcjonowania i organizacji archiwum zakładowego, a także właściwej współpracy na styku komórki organizacyjne - archiwum zakładowe - archiwum państwowe.