Jednolity plik kontrolny (JPK) to jedno z kilku nowych rozwiązań, mających na celu usprawnienie procesów na linii przedsiębiorca-państwo. Od samego początku, obowiązek korzystania z niego jest sukcesywnie rozszerzany na kolejne grupy podmiotów gospodarczych; w 2018 roku obejmie ostatnią z nich – mikroprzedsiębiorców. Dodatkowo, niebawem zacznie również obowiązywać nowy schemat struktury JPK_VAT. Sprawdź, co musisz wiedzieć o JPK oraz nadchodzących zmianach, by ograniczyć ryzyko popełnienia błędu i nie narazić się na sankcje karno-skarbowe.

Zgodnie z regulacjami wprowadzonymi we wrześniu 2015 roku, wszystkie firmy prowadzące księgi podatkowe i dowody księgowe elektronicznie, będą zobligowane do udostępniania danych handlowych oraz finansowo-księgowych na życzenie urzędu skarbowego. Od lipca 2016 roku obowiązek ten spoczywa wyłącznie na dużych przedsiębiorstwach; dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw takie rozwiązanie pozostanie fakultatywne jeszcze tylko do 1 lipca 2018 roku, kiedy to ustawa obejmie wszystkie grupy przedsiębiorców. Ponadto, od 1 lipca 2016 roku duże, a od 1 lipca 2017 roku małe i średnie przedsiębiorstwa muszą co miesiąc, w strukturze pliku JPK, przesyłać dane z ewidencji sprzedaży i zakupu VAT. Mikroprzedsiębiorstwa miały najwięcej czasu na przygotowanie się do tych zmian – obowiązek ten obejmie ich 1 stycznia 2018 roku.

Jednolity plik kontrolny w 2018 roku – zmiany przede wszystkim dla mikroprzedsiębiorców

Dla porządku doprecyzujmy, że największe zmiany czekają mikroprzedsiębiorców, czyli podmioty zatrudniające nie więcej, niż 10 pracowników i osiągające obroty nieprzekraczające równowartości 2 mln euro. U tej grupy podatników pojawią się dwa – a wśród niektórych z jej przedstawicieli nawet trzy – nowe obowiązki:

• od 1 stycznia 2018 roku – obowiązek przekazywania, w wersji elektronicznej, comiesięcznych raportów z systemu JPK do organów skarbowych (dotyczy mikroprzedsiębiorców, którzy są podatnikami podatku VAT i składają formularze podatkowe VAT-7 lub VAT-7K);
• od 1 lipca 2018 roku – obowiązek przesyłania danych – księgowych, handlowych i finansowych – na każde wezwanie organów kontroli podatkowej.

Z dwoma powyższymi ściśle wiąże się trzeci, najbardziej podstawowy obowiązek – konieczność prowadzenia ewidencji w systemie JPK tak, by możliwe było wypełnienie pozostałych obowiązków.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw główną zmianą będzie pojawienie się drugiego z wspomnianych obowiązków – konieczności przesyłania danych na żądanie fiskusa. Dodatkowo, od 1 stycznia 2018 roku każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości i rodzaju prowadzonej działalności, będzie musiał stosować również nową strukturę JPK_VAT.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny to zestaw informacji o operacjach gospodarczych, przeprowadzonych w danym okresie przez przedsiębiorcę. Takie dane są pobierane bezpośrednio z systemu księgowo-finansowego podatnika, a następnie przekazywane – w określonym układzie i formacie elektronicznym – organom kontroli podatkowej. JPK został wprowadzony w celu wychwycenia głównych obszarów niezgodności raportowania podatkowego, a także usprawnienia i zwiększenia efektywności procesu kontroli podatkowej. Dzięki niemu: kontrole podatkowe są przeprowadzane szybciej niż do tej pory, audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni otrzymują narzędzia ułatwiające wykonywanie zadań, a podatnik uzyskuje dostęp do danych w formacie umożliwiającym ich szybką analizę.

Struktury w JPK

Jednolity Plik Kontrolny obejmuje 7 struktur i dotyczy każdej procedury realizowanej przez organy podatkowe i organy kontroli skarbowej. Tymi strukturami są:

• księgi rachunkowe – JPK_KR
• podatkowe księgi przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR
• wyciąg bankowy – JPK_WB
• ewidencja przychodów – JPK_EWP
• magazyn – JPK_MAG
• faktury VAT – JPK_FA
• ewidencja zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT

Pierwsze sześć struktur JPK to struktury przekazywane na żądanie organu podatkowego. Ostatnia z nich, JPK_VAT, jest przesyłana co miesiąc (do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni), bez wcześniejszego wezwania organu podatkowego. O tym, jakie dokładnie informacje należy uwzględnić w poszczególnych strukturach JPK, szczegółowo informuje na swoim portalu podatkowym Ministerstwo Finansów.

Wart podkreślenia jest fakt, że Ministerstwo Finansów już zapowiedziało powstanie kolejnych struktur logicznych w ramach JPK – na razie nie podaje jednak ani ich zakresu, ani daty wprowadzenia. W poniższym fragmencie skupimy się więc na tych nowościach, które zostały już jasno określone.

JPK_VAT – czym jest i co zmieni się w jego zakresie od 1 stycznia 2018 roku?

Jednolity Plik Kontrolny dla potrzeb VAT (JPK_VAT), jest zestawem informacji o sprzedaży i zakupach podatnika, które wynikają z ewidencji za dany okres. Uściślając, składa się on z danych identyfikujących podatnika oraz właściwy urząd skarbowy, a także danych powiązanych z dokumentami zakupowymi i sprzedażowymi. Wszystkie wykazane w nim dane muszą być zgodne z danymi podanymi w deklaracji podatkowej VAT.

Zmiany związane z JPK_VAT, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2018 roku dotyczą głównie kwestii formalnych. Pierwsza z nich, polega na zmniejszeniu liczby obowiązkowych pozycji do wypełnienia, m.in. w części odnoszącej się do danych adresowych podatnika składającego JPK_VAT. Ponadto, uporządkowano również sposób oznaczania kolejnych plików, dotyczących tego samego okresu. Konkretniej mówiąc, zgodnie z nową strukturą, w przypadku pierwszego JPK_VAT za dany okres, pozycja „cel złożenia” będzie oznaczana cyfrą „0”. Tym samym pierwsza korekta zyska oznaczenie „1”, a następne – będą oznaczane kolejnymi numerami. Dodatkowo, w danych nagłówkowych pojawi się nieobowiązkowa pozycja „adres e-mail”.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Warto pamiętać, że obowiązek dostosowania się do zmian spoczywa na podatniku. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien upewnić się, czy dostawca jego systemu informatycznego planuje aktualizacje pod JPK, a jeśli tak, to czy będzie wiązała się ona z dodatkowymi opłatami. O tym, co jeszcze warto wiedzieć o obowiązkach związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym i co grozi za ich ewentualne niedopełnienie można przeczytać na stronie: http://www.ey.com/pl/pl/services/tax/tax-policy-and-controversy/ey-kontrola-skarbowa-jednolity-plik-kontrolny.